為全面提升機關(guān)運行效能，開封市機關(guān)事務(wù)管理局近期推出系列創(chuàng)新舉措，重點圍繞會務(wù)服務(wù)與后勤保障深度融合，構(gòu)建標準化、智能化、集約化的新型服務(wù)保障體系。

一、打造智慧會務(wù)平臺，實現(xiàn)全流程數(shù)字化管理

通過搭建集會議預(yù)約、資源調(diào)配、服務(wù)需求報送于一體的智慧會務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)“一鍵預(yù)約、智能排期、在線服務(wù)”的閉環(huán)管理。系統(tǒng)具備會議室智能匹配、設(shè)備聯(lián)動控制、服務(wù)需求實時響應(yīng)等功能，有效解決傳統(tǒng)會務(wù)管理中存在的資源沖突、信息滯后等問題。目前已完成37間會議室智能化改造，會議準備時間平均縮短40%。

二、建立標準化服務(wù)體系，提升服務(wù)質(zhì)量

制定《機關(guān)會務(wù)服務(wù)標準化手冊》，涵蓋會場布置、設(shè)備操作、禮儀服務(wù)等12個環(huán)節(jié)87項標準。創(chuàng)新推出“會務(wù)管家”服務(wù)模式，為重要會議配備專職協(xié)調(diào)員，提供從會前準備到會后總結(jié)的全流程服務(wù)。通過引入第三方評估機制，建立服務(wù)質(zhì)量動態(tài)監(jiān)測體系，參會單位滿意度達96.2%。

三、推進資源集約共享，提高使用效益

打破部門界限，建立跨部門會議室資源共享機制，開發(fā)空閑時段預(yù)約功能，會議室利用率提升至82%。實行辦公設(shè)備、會議物資統(tǒng)一采購和循環(huán)使用制度，年度會議物資采購成本降低28%。建立應(yīng)急保障資源庫，儲備移動音響、投影設(shè)備等應(yīng)急物資，確保突發(fā)會議需求及時響應(yīng)。

四、加強隊伍建設(shè)，提升專業(yè)能力

開展“會務(wù)服務(wù)技能提升月”活動，組織禮儀規(guī)范、設(shè)備操作、應(yīng)急處理等專項培訓126場次。推行“師徒制”培養(yǎng)模式，新老員工結(jié)對幫帶，培育復合型會務(wù)人才。建立績效考核與服務(wù)質(zhì)量掛鉤的激勵機制，激發(fā)員工服務(wù)創(chuàng)新意識。

五、創(chuàng)新服務(wù)模式，拓展服務(wù)內(nèi)涵

推出“會議+”特色服務(wù)，包括電子會務(wù)資料推送、視頻會議系統(tǒng)保障、多語種翻譯支持等增值服務(wù)。探索與社會專業(yè)機構(gòu)合作，引入市場化服務(wù)供給，在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下降低運營成本。

通過系列創(chuàng)新舉措的實施，開封市機關(guān)會務(wù)服務(wù)實現(xiàn)了從傳統(tǒng)保障向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)型，形成了“智能高效、標準規(guī)范、資源節(jié)約、響應(yīng)及時”的新型會務(wù)保障模式。下一步，該局將繼續(xù)深化制度改革，推動后勤服務(wù)與機關(guān)運行需求更緊密結(jié)合，為提升政府治理能力提供堅實保障。